SALES AND DELIVERY TERMS

 


§ 1. ANVENDELSE

1.1 Med mindre der forelægger anden skriftlig aftale, udgør nedenstående salgs- og leveringsbetingelser vilkårene mellem FlexERP og kunden ved tilbud, salg og levering af FlexERPs ydelser.

These sales and delivery terms were last revised on 1/1-2020.

1.3 For FlexCare-supportydelser gælder særlige vilkår, som er beskrevet i afsnittet 'Supportvilkår' nedenfor. Disse vilkår er en integreret del af nærværende salgs- og leveringsbetingelser.

§ 2. TILBUD

2.1 Et tilbud er kun bindende for FlexERP i 14 dage fra den dag, det er dateret. Efter denne frist bortfalder FlexERPs tilbud automatisk, med mindre andet er aftalt skriftligt.

2.2 Tilbud skal accepteres skriftligt af kunden, enten pr. e-mail eller ved elektronisk underskrift. Ved underskrift træder nærværende betingelser i kraft.

2.3 Tilbud afgives med forbehold for fejl og mangler.

2.4 Ethvert tilbud afgives på baggrund af kundens speficikationer. Sker der en betydelig ændring i specifikationerne, forbeholder FlexERP sig retten til merbetaling efter varsel af kunden.

2.5 Ved tilbud med prisoverslag udarbejder FlexERP et estimat baseret på kundens specifikationer. Den endelige fakturering kan derfor afvige fra estimatet. Signifikante overskridelser på 15% eller mere af prisoverslaget skal altid aftales skriftligt mellem FlexERP og kunden, så snart FlexERP er vidende derom.

2.6 Ved tilbud med fast pris udføres arbejdet til den på forhånd aftalte pris. Den fakturerede pris kan kun afvige fra tilbudsprisen i tilfælde, hvor de oplyste kundespecifikationer ændres i en grad, der har indflydelse på arbejdets udførsel.

2.7 FlexERP forbeholder sig retten til at foretage ændringer i leverancen indtil leveringstidspunktet, men FlexERP garanterer i så fald som minimum en tilsvarende ydelse.

§ 3. KONSULENTYDELSER

3.1 Enhver henvendelse fra kunden til FlexERP betragtes som en anmodning om en fakturérbar konsulentydelse, med mindre henvendelsen omhandler en forudbetalt ydelse.

3.2 Undtaget fra pkt. 3.1 er henvendelser vedrørende tilbud, priser og generel information omkring FlexERP og vores ydelser.

3.3 FlexERP udfører både opgaver til fastpris og til timebaseret afregning. Foreligger der ikke en forudgående skriftlig aftale omkring en fast pris for udførslen af en opgave, faktureres arbejdet på baggrund af forbrugt tid. 

3.4 Alle timebaserede ydelser faktureres pr. påbegyndt kvarter. Disse ydelser leveres via telefon, mail, online møde eller personligt fremmøde i form af et aftalt konsulentbesøg.

3.5 Udgifter til transport i forbindelse med konsulentbesøg af FlexERP hos kunden afholdes af kunden. Kørsel afregnes pr. påbegyndt kilometer.

3.6 Supportydelser leveres gennem FlexCare-abonnementer, hvor kunden kan vælge mellem forskellige pakker med faste vilkår og SLA-tider. Alle supportanmodninger håndteres i overensstemmelse med de gældende FlexCare-vilkår, og der indgås ikke separate rammeaftaler om månedligt timeantal.

§ 4. PRISER OG LEVERING

4.1 Priser fremgår af FlexERPs til enhver tid gældende prisliste eller af den fremsendte ordrebekræftelse.

4.2 Leveringstiderne er oplyst med forbehold for evt. underleverandørforsinkelse. Hvis FlexERP bliver bekendt med, at der vil opstå en underleverandørforsinkelse eller anser dette for sandsynligt, vil kunden omgående blive underrettet med oplysning om forventet nyt leveringstidspunkt.

4.3 Ved konsulentydelser sker leveringen løbende. En ydelse betragtes som leveret, når kunden har adgang til den aftalte implementering, eller når ad hoc bistanden er afsluttet.  

4.4 FlexERP kan i intet tilfælde holdes ansvarlig for kundens indirekte tab som følge af en forsinket eller manglende leverance. FlexERP kan endvidere kun holdes ansvarlig for direkte tab, hvis der er tale om væsentlig misligholdelse af aftalen fra FlexERPs side, forudsat at kunden kan godtgøre at have lidt et tab som følge af forsinkelsen. 

4.5 Begge parter er berettiget til at annullere aftalen, hvis forsinkelse hos den ene eller den anden part overskrider 3 måneder. 

 

§ 5. BETALING

5.1 Udført arbejde faktureres én gang månedligt af FlexERP efter levering.

5.2 FlexERPs betalingsbetingelser er 15 dage efter fakturadatoen med mindre andet er aftalt skriftligt. 

5.3 Ved fastprisaftaler faktureres 50% af den aftale pris, før opgaven igangsættes, og de resterende 50% faktureres ved levering.

5.4 Betales købesummen ikke rettidigt beregnes morarenter efter rentelovens bestemmelser (11,25% pr. 1/7 2023) af den til enhver tid værende restgæld fra forfaldsdagen. Der tillægges tillige et rykkergebyr på 100 kroner pr. rykker.

5.5 Betaling af morarenter afskærer ikke FlexERP fra at kræve erstatning for det yderligere tab, kundens misligholdelse af betalingspligten måtte medføre. 

5.6 Kunden er forpligtet til at foretage enhver betaling til FlexERP, som om leveringen var sket til aftalt tid, selv om leveringen er udskudt på grund af kundens forhold. 

5.7 Kunden er ikke berettiget til at modregne eller tilbageholde nogen del af købesummen på grund af modfordringer, medmindre dette er skriftligt anerkendt af FlexERP.

§ 6. ABONNEMENTER

6.1 Abonnementer faktureres af FlexERP kvartalsvist forud ved udgangen af forudgående kvartal, med mindre andet er angivet.

6.2 Oprettes et abonnement midt i et kvartal, faktureres kunden blot for de faktiske måneder i pågældende kvartal, og derefter overgås til kvartalsvis fakturering.

6.3 Abonnementer fornyes automatisk, hvis kunden ikke skriftligt har opsagt det.

6.4 Abonnementer kan opsiges skriftligt med 30 dages varsel til udgangen af et kvartal.

6.5 Ved abonnementer, som FlexERP videreformidler til kunden for en tredjepart, er det tredjepartens handesbetingelser, som er gældende ift. prissætning, betalingsbetingelser og opsigelsesvarsel.


§ 7. SUPPORTVILKÅR

7.1 Kunden kan vælge mellem FlexCare Light eller en brugerbaseret FlexCare-support pakke (FlexCare 5, 20, 50, Enterprise). Alle FlexCare pakker er abonnementer.

7.2 Ydelser og omfang

7.2.1 FlexCare Light: Giver adgang til FlexERPs Helpdesk (web, mail, telefon) på hverdage fra kl. 8-16 (fredag 8-15). Supportsager faktureres med kr. 995 pr. time, min. 15 min. pr. sag. Brugt timeantal faktureres månedligt. FlexERP er ikke forpligtet til at afgive tilbud eller indhente yderligere skriftligt samtykke for hver supportanmodning. SLA (Service Level Agreement) for normal support: 6 timer. SLA for kritisk support: 3 timer. 

7.2.2 Brugerbaserede FlexCare-pakker: Inkluderer ubegrænsede supportsager (op til 60 min. pr. sag) og adgang til Helpdesk på hverdage fra kl. 8-16 (fredag 8-15). SLA for normal support: 4 timer. SLA for kritisk support: 1 time. Omfatter også 20% rabat på FlexERP webinarer og Odoo Sundhedstjek, som er en  gennemgang af dit Odoo-system én gang om året med anbefalinger til, hvordan processer kan optimeres og ydeevnen forbedres. Implementering af anbefalinger faktureres separat.

7.2.3 Inkluderede ydelser:

  • Fejlhåndtering: Løsning af fejl i Odoos standardfunktioner.
  • Funktionelle supportsager: Vejledning og løsning på specifikke forespørgsler eller problemer.
  • SLA for svartid: Den maksimale tid, det tager for vores supportteam at reagere på din supportanmodning og begynde at tage handling, målt fra det tidspunkt, hvor sagen er modtaget og registreret, inden for vores åbningstider.

7.3 Supportanvisninger:

  • Ikke-kritisk support skal indsendes via e-mail, website chat eller helpdesk portal, for at sikre en effektiv håndtering af sagerne.
  • Kritisk support: Kunden skal først indsende supportanmodningen via e-mail eller helpdesk-portalen. Derefter skal kunden ringe til supporten for at gøre opmærksom på, at sagen er kritisk og få den prioriteret. Kun ved at følge denne proces kan FlexERP garantere SLA-tiden for kritisk support. En kritisk sag defineres som en situation, hvor systemet er helt eller delvist utilgængeligt, eller der opstår væsentlige fejl, der forhindrer virksomhedens drift.

7.4 Supportbegrænsninger:

  • Supportteamet hjælper med at levere værktøjer, materialer eller løse problemer i standardapplikationer i Odoo database eller konto/abonnement.
  • Supportteamet foretager ikke ændringer i produktionsdatabasen uden kundens tilladelse og giver materialer og viden til at kunden selv kan gøre det. 
  • Hvis problemet er en generisk fejl, underrettes Odoo, som håndterer sagen derfra. En "generisk fejl" refererer til fejl, som ikke er relateret til Kundens specifikke opsætning, men i stedet skyldes problemer i Odoos standardsoftware. For eksempel en fejl, der opstår i hele Odoo-systemet og rammer mange brugere, ikke kun Kundens.
  • Support inkluderer ikke træning/workshops, implementering eller indgriben på kundens egne servere eller tredjepartskonti (f.eks. betalingsudbydere, fragtudbydere eller DNS-udbydere). Disse sager kræver særskilt aftale.
  • Vedligeholdelse af moduler fra FlexERP eller eksterne udviklere er ikke inkluderet og kræver et separat abonnement.
  • Opgradering af databasen til nyere versioner er ikke inkluderet.
  • Ved opgradering til en ny version af Odoo er det kundens ansvar at teste alle relevante funktioner i en testdatabase og sikre, at systemet fungerer som forventet. Fejl eller problemer, der burde være blevet identificeret under testfasen, er ikke dækket af FlexCare-supporten efter opgraderingen. Yderligere hjælp til at løse sådanne fejl vil blive faktureret som konsulenthjælp.

7.5 Kunder, der ikke har en FlexCare-aftale, vil ikke have adgang til FlexERPs Helpdesk. Hvis du har brug for hjælp, men ikke har en FlexCare-aftale, skal du kontakte vores salgsafdeling for at få udarbejdet et tilbud, som skal godkendes, før support ydes. FlexCare-kunder vil altid blive prioriteret, hvilket betyder, at der kan være betydelig ventetid for ikke-FlexCare-kunder, typisk 5-10 dage, og vi tilbyder ingen SLA-tider til disse kunder. Prisen for support uden abonnement er 1.095 kr. pr. time, med en minimumsopkrævning på 15 minutter.

7.6  Åbningstider og lukkedage: Mandag-torsdag: 8-16, fredag: 8-15. Supporten er lukket på danske helligdage samt 24. december og 31. december. 

7.7  Fakturering og prisjustering

  • Abonnementet faktureres forud pr. kvartal, med mindre andet er angivet
  • Ved valg af et årligt abonnement ydes en rabat på 10%, mod forudbetaling.
  • Prisen på brugerbaserede pakker justeres løbende efter antallet af Odoo-brugere. Nedskalering eller opskalering sker automatisk til næste fakturering.

7.8 Aftalen kan opsiges af begge parter med 30 dages skriftlig varsel til udgangen af et kvartal. 

7.9 FlexCare support-aftaler kan tidligst træde i kraft 1 måned efter go-live ved nye implementeringer.

7.10 FlexERP forbeholder sig ret til at ændre vilkårene med en varsel på 1 måned. Kunden vil blive informeret skriftligt om ændringer.


§ 7. EJENDOMSFORBEHOLD

7.1 FlexERP bevarer ejendomsretten til de solgte varer, uanset om levering har fundet sted, indtil hele købesummen og eventuelle renter/gebyrer er betalt. 

7.2 Ved udviklingsopgaver overdrages ophavsretten til det udviklede til kunden, i det omfang det er teknisk muligt at lave denne rettighedsoverdragelse. 

7.3 FlexERP har ret til at genanvende det udviklede til trods for en evt. rettighedsoverdragelse jvf. punkt 7.2.

7.4 FlexERP er til enhver tid i forbindelse med eller efter aftalens indgåelse berettiget til at kræve betryggende sikkerhedsstillelse for FlexERPs samlede omkostninger i forbindelse med aftalen.

§ 8. ANNULLERING OG ÆNDRING AF ORDRER

8.1 Efter FlexERP har fremsendt en ordrebekræftelse til kunden, har kunden ikke ret til at ændre eller annullere ordren. 

8.2 Vælger kunden alligevel at annullere ordren, er kunden forpligtet til at erstatte FlexERPs mistede fortjeneste.


§ 10. MANGLER

9.1 Kunden skal straks ved leveringen foretage en undersøgelse af varer og ydelser fra FlexERP. 

9.2 Hvis kunden vil påberåbe sig en mangel, skal kunden, straks efter manglen er eller burde være opdaget, give FlexERP skriftlig meddelelse herom, samt anføre hvori manglen består. Hvis kunden ikke reklamerer som anført, kan kunden ikke senere gøre manglen gældende. 

9.3 Efter FlexERPs valg vil mangler ved det solgte blive afhjulpet eller omleveret for FlexERPs regning inden for rimelig tid. Sker dette ikke, er kunden berettiget til at hæve aftalen, kræve afslag i købesummen eller kræve erstatning. 

9.4 Har kunden ikke inden 1 måned efter leveringsdato påberåbt sig manglen over for FlexERP, kan kunden ikke senere gøre manglen gældende.

§ 10. MISLIGHOLDELSE

In the event of the buyer's default, the seller is entitled to stop further deliveries and demand compensation according to the general rules of contract law.

10.2 Ved manglende betaling fra kunden, forbeholder FlexERP sig retten til at afbryde igangværende arbejde pr. dags dato. Tillige kan fortløbende abonnementer opsiges af FlexERP pr. dags dato ved udeblivende betaling.

10.3 FlexERP kan ikke gøres økonomisk ansvarlig for driftstab eller tab af data hos kunden, som måtte opstå som følge af FlexERPs afbrudte arbejde grundet kundens misligholdelse af betalinger.  

10.4 FlexERP bevarer alle rettigheder over udført arbejde, så længe betaling for det ikke har fundet sted.

§ 11. ANSVARSBEGRÆNSNING

11.1 Et erstatningskrav over for FlexERP kan ikke overstige fakturabeløbet for det solgte. 

11.2 FlexERP hæfter ikke for driftstab eller avancetab, som følge af forsinkelse eller mangler ved det solgte. 

11.3 FlexERP kan ikke gøres ansvarlig for krav om driftstab eller lignende økonomiske udgifter, som følge af softwarefejl, hardwarefejl, virusangreb samt FlexERPs konfigurationsændringer i købers IT systemer. 

11.4 Følgende omstændigheder medfører ansvarsfrihed, når de indtræffer efter aftalens indgåelse og forhindrer dens opfyldelse: 

Arbejdskonflikter, strejker, lock-out og enhver anden omstændighed som parterne ikke har været herre over, såsom brand, epidemi, krig, uforudsete militærindkaldelser af tilsvarende omfang, sabotagehandlinger, beslaglæggelse, valutarestriktioner, oprør og uroligheder, mangel på transportmidler, almindelig vareknaphed, restriktioner af drivkraftsmidler og mangler ved leverancer fra underleverandører, eller forsinkelse med sådanne leverancer, som skyldes nogen af de i dette punkt nævnte omstændigheder. 

11.5 FlexERP skal uden ugrundet ophold skriftligt underrette kunden, såfremt der indtræffer force majeure og andre forhold, som FlexERP ikke er herre over. 

11.6 Begge parter er berettigede til, ved skriftlig meddelelse til den anden, at hæve aftalen, når dens opfyldelse inden for en rimelig tid bliver umulig på grund af nogen af de i pkt. 11.4 nævnte omstændigheder.

11.7 For produktansvar gælder de til enhver tid gældende regler i dansk ret.

§ 10. CHOICE OF LAW AND JURISDICTION

12.1 Nærværende betingelser er underlagt dansk lov og værneting.

12.2 Enhver tvist eller uoverensstemmelse, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, skal forsøges løst gennem forhandling. Hvis det ikke på denne måde lykkes parterne, at finde en mindelig løsning på tvisten, er enhver af parterne berettigede til at indbringe sagen for Sø- og Handelsretten i København

§ 13. ØVRIGE FORHOLD

The Odoo software system is NOT owned and supplied by FlexERP, and the software agreement for use and hosting of the Odoo system is legally entered into between the Buyer/Customer and Odoo S.A..
Sales and delivery terms for this can be found on the website www.odoo.com.

§ 14. DATABESKYTTELSE


14.1 FlexERP opbevarer i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen kun relevante og nødvendige oplysninger om kunden. De registrerede oplysninger er ikke personfølsomme og begrænser sig til navn, stilling, telefonnummer og email.

14.2 FlexERP opbevarer i forbindelse med opgaveløsning ikke kundens data. Al databehandling i forbindelse med konsulent- og udviklingsarbejde foregår i kundens egen database eller via underdatabehandlere.

14.3 FlexERP må gøre brug af underdatabehandlere, hvis det er nødvendigt for at leve op til de aftalte forpligtelser. Listen over underdatabehandlere kan findes på FlexERPs hjemmeside, hvor den løbende holdes opdateret.

NAVN

CVR

BESKRIVELSE AF BEHANDLING

Google Inc.

IE6388047V

Dataeksport/-import i Odoo

Sproom A/S

DK37498009

Forsendelse af e-fakturaer via Odoo

Aritma AS

NO922973318

Bankoverførsler via Odoo

Flexedi (VK Data Aps)

DK28846703

Forsendelse af e-fakturaer via Odoo

Danske Lønsystemer A/S

DK15611472

Lønadministration

Quickpay Aps

DK21822434

Betalingsløsning via Odoo

Pleo Financial Services A/S

DK39155435

Import af udgifter til Odoo

Bankintegration Aps

DK37534862

Bankoverførsler via Odoo

Shipmondo Aps

DK36399066

Fragtløsninger via Odoo

Fujitsu A/S

DK86631628

Integration til Prisme 365 økonomisystem


14.4 Kunden må gerne afvise brugen af en underleverandør. Sker dette har FlexERP ret til at estimere opgaven på ny og evt. udarbejde et nyt tilbud til kunden.

14.5 FlexERP har adgang til kundens Odoo database i forbindelse med opgaveløsning. Denne adgang opnås enten via selvstændigt login eller via hosting platformen odoo.sh. FlexERP er forpligtet til at opbevare adgangsoplysninger sikkert og krypteret.

14.6 Databehandling foretaget af FlexERP kan inkludere følgende oplysninger (både personfølsomme og ikke-personfølsomme): navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, stilling, cpr. nummer, sygefravær, civilstand, børn, løn, uddannelse, helbred og ansættelsesforhold.

14.7 FlexERP behandler udelukkende personoplysninger efter skriftlig instruks fra kunden.

14.8 FlexERP har ansvaret for at træffe de fornødne sikkerhedsforanstaltninger, som sikrer et korrekt sikkerhedsniveau ved behandling af kundens data. Disse sikkerhedsforanstaltninger besluttes under hensyntagen til typen af personoplysninger, som behandles.

14.9 Medarbejdere hos FlexERP er underlagt fuld fortrolighed. FlexERP er ansvarlig for, at medarbejderne udelukkende behandler data med relevans for opgaven, samt at medarbejderne behandler data med respekt, forsigtighed og i klar overensstemmelse med kundens skriftlige instruks.

14.10 FlexERP er forpligtet til hurtigst muligt at informere kunden, hvis man gøres bekendt med et brud på datasikkerheden. FlexERP står derudover til rådighed for kunden ift. den dataansvarliges forpligtigelser over for tilsynsmyndigheden ved brud på datasikkerhed.

14.11 Hvis FlexERP i forbindelse med opgaveløsning hos kunden indtræder i rollen som databehandler, er det et lovkrav, at der indgås en databehandleraftale mellem kunden (dataansvarlig) og FlexERP (databehandler). FlexERP har udarbejdet en standardaftale, som kunden kan rekvirere ved henvendelse til [email protected]. Kunden er dog fuldt berettiget til selv at udarbejde en databehandleraftale. Øvrige vilkår omkring databehandling fremgår af databehandleraftalen.